Política de cancelaciones
Flexibilidad para ti, organización para todos: cómo gestionar tus citas de forma fácil y sin inconvenientes
Fecha de última actualización: 17 de febrero de 2025
En Esencia Estética, sabemos lo valioso que es tu tiempo, y también el nuestro. Por eso, queremos explicarte de manera sencilla y transparente cómo funciona nuestra política de cancelaciones y por qué es importante.
Cuando reservas una cita, nuestro equipo organiza su agenda y prepara todo lo necesario para ofrecerte la mejor atención. Si no puedes asistir y no nos avisas con tiempo, ese espacio queda vacío, impidiendo que otros clientes puedan aprovecharlo. Esto no solo afecta la organización del centro, sino también la calidad del servicio para todos.
Para evitar estas situaciones y ofrecerte mayor flexibilidad ante cualquier imprevisto, hemos establecido una política de cancelaciones clara y justa. A continuación, te contamos cómo funciona.
Índice
Canales de comunicación
En Esencia Estética, enviamos recordatorios con suficiente antelación para que puedas confirmar, cambiar o cancelar tu cita sin problemas. Podrás gestionar tu cita a través de:
- WhatsApp (mensajes y llamadas)
- Llamadas telefónicas
- Mensajes de texto SMS
- Correo electrónico
- Aplicación
Además, en la tarjeta de cita que te entregamos encontrarás un enlace a esta política actualizada con toda la información necesaria sobre los términos y condiciones que aceptas cuando reservas una cita en cualquier centro Esencia Estética.
Al recibir estos recordatorios, consideramos que has sido informado sobre los detalles de tu cita y nuestra política de cancelaciones. Si decides no revisar los mensajes o ignorar la información, Esencia Estética no se hace responsable de las consecuencias al aplicar los términos y condiciones de la política de cancelaciones.
Cómo modificar una cita
Sabemos que pueden surgir imprevistos y que, en ocasiones, necesitas cambiar o cancelar una cita. Para que este proceso sea fácil y sin complicaciones, te ofrecemos varias opciones de contacto.
Es importante que realices cualquier modificación con una antelación mínima de 12 horas, ya que esto nos permite reorganizar la agenda y ofrecer ese espacio a otra persona que lo necesite. Tienes varias formas de hacerlo:
De forma presencial
Si prefieres gestionar tu cita en persona, puedes acudir directamente al centro donde la tienes programada. Puedes consultar la lista de centros y sus direcciones aquí: https://esenciaestetica.com/centros/
Llamando por teléfono
Llamando al centro correspondiente, nuestro equipo podrá ayudarte a modificar o cancelar tu cita en el momento.
Por correo electrónico
Si te resulta más cómodo, puedes enviar un email al centro donde tienes tu cita indicando tu nombre, la fecha y hora de la reserva, y la modificación que necesitas hacer.
Por WhatsApp
Puedes escribirnos un mensaje al número de WhatsApp del centro correspondiente. Esta es una opción rápida y práctica si necesitas hacer un cambio sobre la marcha.
A través de nuestra aplicación móvil
Si usas nuestra app, también puedes gestionar tu cita desde allí.
Ausencia de respuesta por parte del cliente
Para garantizar una organización eficiente y ofrecer la mejor atención posible, es importante que confirmes activamente tu asistencia a cada cita. En Esencia Estética, solo mantenemos en la agenda aquellas citas que han sido confirmadas por el cliente.
Si te enviamos un recordatorio y no recibimos respuesta, entenderemos que no tienes interés en asistir. En ese caso, la cita será eliminada de la agenda y se aplicarán las condiciones establecidas en esta política.
Es tu responsabilidad revisar los mensajes que te enviamos y responder a tiempo. Si no lo haces, tu cita podrá ser cancelada automáticamente, y en algunos casos, podrá aplicarse una penalización según lo indicado en este documento.
Política de reservas
En Esencia Estética, organizamos nuestras citas con precisión para ofrecerte la mejor atención posible. Al reservar una cita, estamos bloqueando un tiempo exclusivo para ti, lo que significa que ese espacio deja de estar disponible para otros clientes. Además del tiempo reservado, preparamos las cabinas, los productos, los equipos y el personal necesario para tu tratamiento.
Por este motivo, todas las reservas deben confirmarse con un pago previo, ya sea parcial o total. Esto nos permite garantizar un servicio organizado y evitar cancelaciones de última hora que afecten la disponibilidad para otros clientes.
Importe de la reserva
Para hacer efectiva tu reserva, debes elegir una de estas dos opciones de pago:
- Pagar el 10% del tratamiento por adelantado en concepto de anticipo.
- Pagar el tratamiento completo antes de la cita.
En caso de promociones, descuentos u ofertas, puedes optar por abonar solo el 10% como anticipo. Sin embargo, para mantener el precio promocional, deberás completar el pago antes de que termine el período de vigencia de la oferta.
Concepto de la reserva
El pago del anticipo tiene como finalidad asegurar tu cita en la agenda, no fijar el precio del tratamiento. Esto significa que:
- El precio final del tratamiento será el vigente en el momento en que realices el pago total.
- El anticipo solo garantiza la fecha y hora de la cita, pero no congela el precio del tratamiento.
Si deseas asegurarte un precio específico, te recomendamos realizar el pago completo dentro del período de vigencia de la promoción puesto que Esencia Estética no puede garantizar los mismos productos, precios o servicios fuera del periodo promocional.
Cancelación y cambio de citas
Si necesitas cancelar o reprogramar tu cita, te pedimos que lo hagas con al menos 12 horas de antelación. Esto nos permite reorganizar la agenda y ofrecer el espacio a otro cliente que lo necesite.
Si la cancelación o modificación se solicita con menos de 12 horas de margen, o si no confirmas activamente tu asistencia al recibir el recordatorio, la cita se considerará validada y se aplicarán las condiciones establecidas en esta política. Esto puede implicar la cancelación de la reserva y la pérdida del anticipo o de la sesión abonada.
Retrasos del cliente a la cita
Sabemos que pueden surgir imprevistos, pero también es importante respetar el tiempo de cada cliente y el de nuestro equipo. Cada cita está programada considerando la duración del tratamiento y el tiempo necesario para preparar la cabina con todos los equipos y productos requeridos.
- Para garantizar una atención eficiente, ofrecemos un margen de cortesía de 5 minutos.
- Si llegas con un retraso de 6 minutos o más, se considerará como una ausencia. Nos reservamos el derecho de no atenderte, de reducir la duración de tu sesión para no afectar a las siguientes citas programadas y de y aplicar los términos y condiciones detallados en esta política.
Penalizaciones
En Esencia Estética, gestionamos nuestras citas con rigor para garantizar un servicio eficiente y justo para todos nuestros clientes. Cada espacio en la agenda es reservado con anticipación, y cuando un cliente no asiste o cancela con poca antelación, ese tiempo no puede ser aprovechado por otra persona que lo necesite. Por este motivo, aplicamos penalizaciones en los siguientes casos:
- Cancelaciones con menos de 12 horas de antelación.
- Modificaciones con menos de 12 horas de antelación.
- Ausencia sin previo aviso. Si el cliente no se presenta a su cita sin haber notificado la cancelación, se considerará una falta de asistencia.
- Retrasos de 6 minutos o más. Para respetar la agenda de otros clientes, un retraso superior a 5 minutos puede implicar la cancelación de la cita y la aplicación de la penalización correspondiente.
- Falta de confirmación de la cita. Si el cliente no responde a los recordatorios ni confirma su asistencia dentro del plazo, la cita será cancelada automáticamente y se aplicarán las penalizaciones establecidas.
Tipos de penalizaciones
Pérdida de la sesión o el anticipo
Si el cliente ha abonado un tratamiento por adelantado o ha realizado un pago parcial como anticipo, perderá ese importe. Si el cliente solo ha pagado un anticipo y no el tratamiento completo, perderá únicamente el anticipo.
Pérdida del valor correspondiente en saldo de puntos
Si el cliente no ha pagado su sesión por adelantado, pero su cancelación o modificación se considera tardía, se aplicará una penalización mediante la pérdida de saldo de puntos.
- Si el cliente tiene suficiente saldo de puntos: se descontará el equivalente al precio de la sesión cancelada.
- Si el saldo de puntos es menor al valor de la sesión: se descontará el total disponible, sin superar nunca el coste del tratamiento.
- Si el cliente tiene un bono de sesiones: se descontará una sesión del bono correspondiente.
Ejemplo. Si un tratamiento cuesta 65€ y el cliente tiene 40€ en saldo de puntos, se descontarán esos 40€, sin aplicar cargos adicionales.
Pérdida de precios promocionales
Las promociones, ofertas y descuentos tienen una vigencia específica. Si el pago total no se completa dentro de este período, la oferta ya no será válida y se aplicará el precio vigente en el momento de la contratación.
- El anticipo no congela el precio del tratamiento.
- Para mantener una oferta, el 100% del pago debe realizarse antes de que finalice la promoción.
- Si el pago se completa después del período promocional, se aplicará el precio normal vigente
Ejemplo: Si una oferta termina el 30 de junio y el cliente solo ha pagado un 10% de anticipo, deberá completar el pago antes de esa fecha. Si lo hace el 1 de julio, ya no se aplicará el precio promocional, sino el precio vigente en ese momento.
Recuerda, además, que:
- No son reembolsables en dinero ni en saldo de puntos, ni pueden transferirse a otra persona.
- No pueden cambiarse por otro servicio de mayor valor.
- Pueden cambiarse por otro servicio de igual o menor valor, aplicando el precio vigente en el momento del cambio.
Excepciones a la política de cancelaciones
Derecho a modificación de la cita sin penalización
Para ofrecerte flexibilidad y, al mismo tiempo, garantizar una buena gestión de la agenda, puedes modificar tu cita sin ninguna penalización siempre que lo notifiques con más de 12 horas de antelación. Estos son los casos en los que se pueden realizar modificaciones sin que suponga una penalización para el cliente:
- Si confirmas y asistes a tu cita puntualmente: Si confirmaste tu asistencia dentro del plazo establecido y acudes a tu cita sin retrasos, no hay ninguna penalización, incluso si en el futuro necesitas realizar cambios en nuevas reservas.
- Si modificas tu cita con más de 12 horas de antelación: Puedes cambiar la fecha y hora de tu cita sin penalización siempre que nos avises con la suficiente antelación. Esto nos permite reorganizar la agenda y ofrecer el espacio a otro cliente.
- Si cancelas tu cita con más de 12 horas de antelación: En caso de que necesites cancelar definitivamente tu cita, puedes hacerlo sin penalización si nos avisas con más de 12 horas de antelación.
Causas de fuerza mayor
Entendemos que hay circunstancias excepcionales en las que cancelar o modificar una cita con menos de 12 horas de antelación es inevitable. En estos casos, no se aplicarán penalizaciones:
- Accidente grave.
- Enfermedad grave.
- Fallecimiento de un familiar y/o amigo.
Para que la excepción sea válida, el cliente deberá presentar una justificación oficial por escrito emitida por un organismo competente. No se aceptarán como justificación:
- Motivos personales.
- Razones laborales no justificadas.
- Olvidos o imprevistos.
- Retrasos en el transporte.
Estas medidas nos permiten garantizar un servicio justo para todos, asegurando que las citas se gestionen de manera eficiente y respetuosa para todos los clientes.
Aplicación de la política
Estas políticas se aplican con carácter general a todos los clientes de Esencia Estética.
